1. Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgeber- oder auch Meldesystem dient dazu, Informationen oder Vorfälle zu sammeln und an bestimmte Personen oder Organisationen weiterzuleiten. Typischerweise handelt es sich dabei um Informationen, die auf eine potenzielle Gefahr, ein Problem oder eine Verletzung von Regeln oder Gesetzen hinweisen.

 

2. Hat die ELKB ein Hinweisgebersystem?

Seit dem 01.05.2024 ist eine Meldestelle für die ELKB, ihre Körperschaften (Dekanatsbezirke, Gesamtkirchengemeinden, Kirchengemeinden und Zweckverbände) sowie derer Einrichtungen und Dienste eingerichtet und kümmert sich um Ihre Hinweise.

 

3. Wie erreiche ich die Meldestelle?

Die Interne Meldestelle für die ELKB (KdöR) ist auf folgenden Wegen zu erreichen:

• Auf der Meldeplattform unter https://whistleblowersoftware.com/secure/elkb 
• Telefonisch unter 089 5595-300 (i.d.R. Mo-Fr, 10:00 - 15:00 Uhr)
• Postalisch an die Adresse Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern, Meldestelle Hinweisgeberschutzgesetz, Katharina-von-Bora-Str. 7-13, 80333 München

 

4. Wer darf eine Meldung abgeben?

Alle haupt-, neben- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden der ELKB, ihre Körperschaften (Dekanatsbezirke, Gesamtkirchengemeinden, Kirchengemeinden und Zweckverbände) sowie derer Einrichtungen und Dienste. Darüber hinaus auch Bewerber*innen, Leiharbeitnehmer*innen, ehemalige Mitarbeitende, sowie sonstige Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit den bereits genannten kirchlichen Körperschaften in Kontakt stehen.
Darüber hinaus alle angestellten Mitarbeitenden der Evangelischen Schulstiftung in Bayern (KSdöR)

 

5. Was kann gemeldet werden?

• Verstöße im Rahmen der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit gem. § 2 HinSchG, insbesondere:
  • Straftaten
  • Ordnungswidrigkeiten in Bezug auf Schutz von Leib, Leben und Gesundheit von Menschen
  • Ordnungswidrigkeiten in Bezug auf die Rechte von Beschäftigten oder Mitarbeitervertretungen
  • Verstöße gegen den Umweltschutz
  • Verstöße gegen den Datenschutz
  • Verstöße gegen Anforderungen der IT-Sicherheit
  • Verstöße gegen die ordnungsgemäße Rechnungslegung und Buchführung
  • Verstöße gegen Vergaberichtlinien
  • Verstöße gegen steuerliche Rechtsnormen und Absprachen zur Steuervermeidung
  • Ggf. weitere Tatbestände aus § 2 HinSchG.
• Meldungen betreffend Verstöße gegen kirchliche Normen und Vorschriften
• Beschwerden gem. § 13 AGG

 

6. Wer bearbeitet meine Meldung?

Die Meldungen werden in der Regel zunächst vom Compliance-Beauftragten im Landeskirchenamt Herrn Simon Morgenstern entgegengenommen. Er wird vertreten durch Herrn Kirchenverwaltungsrat Thomas Scherz.

In Abhängigkeit von der Kategorie der Meldung werden Meldungen auf der digitalen Meldeplattform direkt den inhaltlich zuständigen Personen zugeordnet. Dies entnehmen Sie den Angaben im Rahmen der Meldungsabgabe.

Sollte die Meldung einen hinreichenden Verdacht auf ein Fehlverhalten aufzeigen, werden im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung ggf. weitere Personen in die Bearbeitung der Meldung mit einbezogen, z.B. Verantwortliche vor Ort oder die zuständige Mitarbeitervertretung. 

 

7. Wie werde ich als hinweisgebende Person geschützt?

Ein wichtiger Aspekt von Hinweisgeber-Systemen ist der Schutz der Identität der Hinweisgeber, um sie vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Dafür können verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt werden, z.B. durch Verschlüsselung, sichere Übertragung von Informationen oder das Einrichten einer anonymen Hotline.

Die digitale Meldeplattform bietet alle Voraussetzungen für die Abgabe von anonymen Meldungen, die über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besonders gesichert ist. Nur die dafür zuständigen Personen erhalten somit Einblick in die von Ihnen gemeldeten Daten.

Alle eingehenden Meldungen (auch telefonisch und postalisch) werden in der digitalen Meldeplattform erfasst und dort sicher und verschlüsselt gespeichert. 

Unabhängig vom technischen Schutz muss keine hinweisgebende Person, die in redlicher Absicht einen Hinweis beim Compliance-Beauftragten abgibt, Nachteile befürchten. Auch dann nicht, wenn sich der Hinweis im Nachhinein als unbegründet herausstellt. 

 

8. Wie kann ich meine Meldung weiterverfolgen?

Bei der Meldung über die digitale Meldeplattform wird für Sie ein Passwort generiert, dass direkt mit ihrer Meldung verknüpft ist. Mit Hilfe dieses Passworts und der angezeigten Schaltfläche „Bestehende Meldung weiterverfolgen“ können Sie jederzeit unabhängig von Ort und Zeit Zugriff auf Ihre Meldung erhalten. Speichern Sie daher dieses Passwort an einem sicheren Ort.

Bei Meldungen via Post oder Telefon ist, soweit keine Kontaktdaten angegeben werden, keine Weiterverfolgung der Meldung möglich. Soweit Kontaktdaten bei der Meldung angegeben werden, werden Sie über den Stand des Verfahrens drei Monate nach Meldungseingang und über den Abschluss des Verfahrens informiert.

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Kommunikationswege regelmäßig auf Neuigkeiten kontrollieren, um ggf. auf Rückfragen reagieren zu können.

 

9. Muss ich jedes Fehlverhalten meiner Kolleg*innen anzeigen?

Es besteht keine Pflicht zur Meldung von Fehlverhalten. Die Meldestelle steht Ihnen jedoch gerne als unabhängige, vertrauliche und zuverlässige Stelle zur Entgegennahme Ihrer Hinweise zur Verfügung.

Zielrichtung ist nicht sich gegenseitig zu denunzieren (verpetzen), sondern Fehler aufzuzeigen, damit wir als Organisation Maßnahmen ergreifen können, damit diese Fehler in Zukunft nicht mehr passieren. Darüber hinaus kann sich die Organisation auf mögliche Schäden, die aus dem Fehler folgen, vorbereiten und diese eindämmen oder noch verhindern. (Weitere Vorteile eines Hinweisgebersystems in der nächsten Frage.)

 

10. Welche Vorteile bietet ein Hinweisgebersystem?

• Erkennen von Missständen: Durch ein Hinweisgebersystem können kirchliche Stellen auf Probleme oder Missstände aufmerksam gemacht werden, die ihnen sonst vielleicht nicht bekannt wären. Dadurch können sie schneller und präziser reagieren, um größere Schäden einzudämmen oder sogar zu verhindern.
• Verbesserung der Compliance: Ein Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, dass Regeln und Gesetze besser eingehalten werden. Mitarbeitende oder andere Personen können Hinweise auf Verstöße geben, die daraufhin überprüft und gegebenenfalls sanktioniert werden können.
• Schutz vor Betrug und Korruption: Das Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, Betrug und Korruption aufzudecken. Mitarbeitende oder andere Personen können Hinweise auf Unregelmäßigkeiten geben, die dann untersucht werden können.
• Verbesserung des Arbeitsklimas: Ein Hinweisgebersystem kann auch dazu beitragen, das Arbeitsklima zu verbessern. Mitarbeitende wissen, dass sie sich bei Problemen an eine Vertrauensperson wenden können, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Dadurch kann sich eine positive Fehlerkultur entwickeln, die dazu beiträgt, dass keiner Angst davor hat seine Fehler einzugestehen, ohne dass es zu Meldungen kommt.
• Verbesserung des Risikomanagements: Durch ein Hinweisgebersystem können Unternehmen oder Organisationen ihre Risiken besser einschätzen und steuern. Durch die Hinweise können sie frühzeitig auf potenzielle Risiken aufmerksam gemacht werden und Maßnahmen ergreifen, um Schäden zu vermeiden oder zu begrenzen.

Das Hinweisgebersystem kann damit einen Beitrag dazu leisten interne Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, die Compliance zu verbessern und das Vertrauen in kirchliche Institutionen zu stärken.

 

11. Warum sollte ich mich an die Interne Meldestelle wenden?

Ein Problem kann immer dort am besten beseitigt werden, wo es entstanden ist. Im Falle von Fehlverhalten am Arbeitsplatz somit bei Ihrer Dienststelle. Nur hier können die relevanten Fragen beantwortet und die richtigen Entscheidungen getroffen werden, ohne dabei einen zu großen bürokratischen Aufwand auszulösen.

Am besten wenden Sie sich bei Problemen direkt an die Ihnen vorgesetzte Person, so können durch eine offene, transparente und schnelle Kommunikation die meisten Probleme sachgemäß gelöst werden. Wir verstehen jedoch, dass es Situationen gibt, in denen die vorgesetzte Person nicht die richtige Ansprechperson ist. Daher geben wir Ihnen mit der Einrichtung der Meldestelle die Möglichkeit sich vertraulich an eine unabhängige, nicht weisungsgebundene und vertrauliche Person wenden zu können, mit der Sie ihre Problemstellung analysieren können, die Ihnen soweit möglich mit Rat zur Seite steht und ggf. die erforderlichen Schritte zur Beseitigung des Problems einleitet.

 

12. Was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen?

Der rechtliche Rahmen wird durch folgende Regelungen gezogen:

• Whistleblower-Richtlinie der EU [RL (EU) 2019/1937]
• Hinweisgeberschutzgesetz der Bundesrepublik (HinSchG)
• Verordnung der ELKB über die Bildung einer zentralen Meldestelle (ZMstV)
• Bekanntmachung der ELKB über die zentrale Meldestelle (ZMstBek)

 

13. Wo finde ich weitere Informationen?

Weitere Informationen zum Schutz, den Sie aus dem Hinweisgeberschutzgesetz genießen und zu anderen (externen) Meldestellen finden Sie beim Bundesamt für Justiz.